職務経歴書の書き方を徹底解説｜書き方がわからない転職初心者にも簡単に説明！

転職初心者の方にとって、最初に苦戦するのは職務経歴書の書き方です。

「具体的に何をどのように書けばいいかわからない…」と言う方がほとんどではないでしょうか。

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職務経歴書とは？

今まで経験した職務内容や役職、会社での実績やスキルをまとめた書類のことです。

採用担当者は職務経歴書を見て自社にふさわしい人材かをチェックしますので、転職活動において職務経歴書は最も重要な書類と言えます。

職務経歴書と履歴書の内容の違い

職務経歴書と履歴書は記載する内容が違います。

職務経歴書は過去や現在の職歴がメインとなる書類です。履歴書で記載した職歴を、深掘りして書いていきます。

履歴書でも志望動機を記載しますが、職務経歴書では履歴書で書けなかった内容も追記しましょう。

履歴書はあなたのプロフィールをまとめた書類です。職務経歴書と違いフォーマットが決まっているので、項目に沿って記載していきます。

職務経歴書と履歴書の目的の違い

職務経歴書は企業が書類選考で使うための書類です。

あなたが過去に経験した仕事や実績、スキルや資格などを知ることで、企業にとってプラスになる人材かどうかを見極めます。

ですので、あなたはご自身がもっているスキルや実績、あなたが応募企業に入社すれば何ができるかなどを分かりやすく伝えることが重要です。

履歴書は企業が採用後に人事情報として保管するための書類です。実は、履歴書は書類選考で使用されません。

企業は履歴書で、あなたのプロフィール・希望する就業場所や勤務形態などの基本情報を確認すると同時に、あなたがどんな人物なのかをチェックしています。

その他の違い

まず文章量ですが、職務経歴書はA4サイズの用紙2-3枚でまとめます。1枚だと熱意が伝わりづらく、4枚以上だと文章量が多くて読みづらくなるためです。

枚数が増えると、採用担当者も書類の印刷や保管が大変になるので2-3枚にまとめましょう。

履歴書はJIS規格の履歴書1枚を使います。インターネットからダウンロードしても大丈夫ですし、市販のものでも問題ありません。

フォーマットが決まっているので、おさまる文字数もある程度決まってきます。

職務経歴書は必ずパソコンで書きましょう。

文章量が多いので単純に見づらいというのもありますが、企業は書類をWEB上で保管していますので、手書きの職務経歴書だと一旦PDF化する手間がでてきます。

パソコンで作成した場合は、そのまま保管ができるので企業側の手間が省けます。

履歴書は手書き・パソコンどちらでも問題ないので、あなたの書きやすい方で書きましょう。

職務経歴書の作成の流れ

職務経歴書の作成の流れは下記の通りです。

順番に解説します。

1.書き始める前に準備をする

職務経歴書を書き始める前に、応募企業の募集内容やホームページから企業が求める人物像を分析します。

職務経歴書は書類審査を通過するため、応募企業が求めている人物像に合わせて内容を調整する必要があるためです。

分析した人物像から、自分が応募企業に対してどんな貢献ができそうかを思いつく限り書き出していきましょう。

職務経歴書を書く前の準備に関しては、のちほど詳しく紹介します。

2.転職サイトでフォーマットをダウンロードする

次に職務経歴書のフォーマットを転職サイトからダウンロードします。

フォーマットは各転職サイトから無料でダウンロードできます。

職務経歴書のフォーマット形式は「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つに分かれています。

形式の特徴や違いは下記のとおりです。

最もスタンダードなのは編年体形式です。

3.フォーマットに合わせて必要な情報を記載する

ダウンロードしたフォーマットに合わせて必要な情報を記載していきます。

編年体形式は社会人経験の短い方や転職回数が少ない方に向いている形式です。

過去から現在の仕事内容や実績を順に記載していくので、自身のキャリアやスキルアップの過程を採用担当者に伝えることができます。

逆編年体形式は、社会人経験の長い方や転職回数が多い方、直近の実績をアピールしたい方に向いています。

直近の実績や経験を強調して記載していきましょう。

キャリア形式は、システムエンジニアやWEBデザイナーなど専門性の高い職種の方に向いています。

自身のキャリアや実績の中で売り込みたい出来事やスキルを中心に記載していきましょう。

職務経歴書を書く前の準備

職務経歴書を書く前の準備では下記の2点が重要です。

上記の準備をしっかりおこなうだけで、職務経歴書を書く速度や文章の深み、採用担当者に与える印象は大きく変わってきます。

キャリアの棚卸をする

まず自身のキャリアを整理しましょう。

自分はどんな仕事を経験してきて、どんなスキルをもっているのかなどを考えます。

勤めてきた企業や在籍期間以外に、下記の事項を書き出すと自己分析がスムーズに進みます。

最初は手間がかかると思いますが、キャリアの棚卸をしておくと後々楽になってきます。

受ける企業で活かせることや評価されることを見つける

次に応募企業で自身のキャリアが活かせることや評価されそうなことを見つけます。

あなたが過去にどれだけ素晴らしい経験や実績を積んでいても、転職先で活かせなければ意味がありません。

そのためにはまず、応募企業が求めている人物像を募集内容や必須資格から想像します。

人物像が想像できたら、自身が経験してきた仕事内容・実績・スキルなどと照らし合わせ、応募企業との共通点を見つけます。

あなたが応募企業に入社したら何ができるか、自身のキャリアやスキルをどのように活かせるかを考えましょう。

職務経歴書の書き方

次は職務経歴書に記載するべき5つの項目について解説します。

「職務経歴書を書く前の準備」で、自己分析や応募企業との共通点は発見できていると思います。

あまり難しく考えず、まずは書き進めていきましょう。

職務要約・概要

職務要約・概要は、自身の職務経歴を分かりやすくまとめた項目のことです。

要約なので、職歴の流れと要点を絞って記載します。

応募企業で活かせそうな実績やスキルを盛り込むと、採用担当者の気を引くことが可能です。

文字数の目安は100-200文字、行数は3-4行にまとめるようにしましょう。

職務経歴・内容

職務経歴・内容は、ご自身がどんな仕事をしてきて、どんな実績や経験を積んできたのか具体的に伝える必要があります。

記載の形式は、「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」の3つから、ご自身の職務経歴やスキルに合わせて選んでください。

職務経歴・内容には、下記項目は必ず記載するようにしましょう。

実績や成果などは、採用担当者が具体的なイメージをしやすいよう、数字を入れて記載することが重要です。

資格・スキル

ご自身が保有している資格やスキルを記載します。

資格やスキルは応募企業に関連している場合、強力なアピールポイントになります。

特筆すべき資格がなくても、下記のようなスキルや経験を記載するようにしましょう。

自己PR

応募企業が求める人物像に沿った内容で、自身のアピールポイントを記載します。

内容は履歴書と同じでも構いませんが、職務経歴書ではより深掘りした内容を記載するのが好ましいです。

応募企業が求める人物像と照らし合わせ、採用担当者の関心を得られるような経験やスキルを3つほど記載していきます。

文章量が多すぎるとPRポイントがぼやけてしまうので、注意が必要です。

文字数は300-400文字、行数は3-5行ほどで読みやすくまとめていきましょう。

志望動機

志望動機は、履歴書に記載した内容を深掘りしていくイメージで記載します。

ありきたりな内容ではなく、応募企業でしか書けないことが重要です。

下記の点を意識すると書きやすくなります。

文章が長くなりすぎないように、文字数は200-300文字でまとめましょう。

職務経歴書を書くときのポイント

職務経歴書を書くときは下記3点のポイントに気をつけましょう。

ポイントをおさえることで、伝わりやすく採用担当者の目を惹く職務経歴書を作成できます。

2ページから3ページにまとめる

職務経歴書はA4サイズの用紙2-3ページにまとめましょう。理想は2ページ、多くても3ページです。

文章量が多すぎると、採用担当者が読みづらくアピールしたいポイントがぼやけてしまいます。逆に1ページだと自己PRや志望動機などが十分に書けず熱意が伝わりません。

職務経歴書を2-3ページにまとめる際のポイントは以下の4点です。

>>職務経歴書の具体的な書き方を見る

見やすいレイアウトにする

職務経歴書は書類選考で使用されるので、見にくいレイアウトだとそれだけでマイナス評価を受けてしまいます。

一目で内容が伝わるようなレイアウトにしていく必要があります。

見やすい職務経歴書を作るコツは下記の3点です。

その他、文字間・余白・行間を適切にとることも、見やすいレイアウトに仕上げるうえでは重要なポイントです。

職務経歴を具体的に記載する

職務経歴は以下のような流れで書きます。

その際会社の規模や実績が分かるよう、具体的な数字を交えて書くのがポイントです。

また、実績や成果では具体的な内容を伝えるため、下記のことを意識すると深みのある文章を作ることができます。

いろいろアピールしたい気持ちも分かりますが、分かりやすく簡潔に文章はまとめましょう。

職務経歴書を書くときの注意点・チェックポイント

職務経歴書を書くときには以下の3点に注意しましょう。

「こんな間違いするわけない！」と思われがちですが、結構やってしまう人が多いんです。

誤字脱字をしない

誤字脱字は言うまでもなく書類選考に悪影響を与えてしまいます。

なぜ誤字脱字がダメなのかというと、「自分が作成した文章を見返せないなら、大事な文章でも誤字脱字が多いんじゃないか」と採用担当者に思われてしまうからです。

誤字脱字があったから100%書類選考に落ちるというわけではないですが、採用担当者に良い印象を与えないということだけは事実です。

職務経歴書を作成後、何度も読み返して誤字脱字がないかチェックしましょう。

専門用語や社内用語を多用しない

採用担当者は応募者と同じような職種や業種を経験してきているわけではありません。

自身の実績やスキルをアピールしようと、その業界でしか分からない専門用語や社内用語を多用するのはNGです。

違う職種や業種の人でも理解できるよう言葉を置き換えできないか、説明に補足は必要ないかという観点をもつことが大事です。

ただ同業種や専門性の高い職種に応募する場合は、専門用語を多用しても問題はありません。

そのほうが知識や技術の深さをアピールできます。

要は「職種や業種によっての使い分け」が重要となります。

入社・退社の年月を間違えない

勤めていた企業の入社日・退社日は間違えないよう細心の注意が必要です。

企業は職務経歴書の内容をもとに採用可否を決定します。

入社日・退社日を間違えると、故意ではない場合でも経歴詐称になってしまいます。

入社後間違いが発覚した場合、懲戒解雇や最悪罪に問われる可能性もあります。

入社日・退社日は、雇用保険被保険証や年金手帳などで詳しい日にち・在籍年数が分かるので、絶対に間違えないよう注意しましょう。

職務経歴書の作成を効率的にする方法

職務経歴書は下記の方法を使って効率的に作成しましょう。

在職中の方などは転職活動に使える時間も限られていますので、出来るところは効率化していきましょう。

手書きではなくパソコンで作成する

パソコンで職務経歴書を作成するメリットは下記の3点です。

手書きの場合、修正のたびに書き直しが必要ですが、パソコンならすぐに修正が可能です。

文字数が多いので、手書きだと読みづらい印象を与えてしまいますし、フォントや行間などのレイアウト調整も自由自在です。

手書きと違いデータとして残るので、カスタマイズすれば複数の企業でも利用できます。

自動生成ツールを利用する

自動生成ツールは転職エージェントに登録すると無料で利用できるツールのことです。

自動生成ツールを利用するメリットは下記の6点です。

「書類を作るのが苦手」「1から作成している時間がない」という方は自動生成ツールがおすすめです。

職務経歴書の添削をしてもらえるおすすめの転職エージェント

書類選考に通過して面接に臨めるかどうかは、採用担当者の心を動かす職務経歴書が書けるかどうかにかかっています。

でも転職初心者の方がいきなりそんな書類を書けるかと言われると、なかなか難しいですよね…。

ということで、職務経歴書の添削をしてくれるおすすめの転職エージェントを2社紹介します。

転職活動のプロに添削してもらい、採用担当者の心を動かす職務経歴書を作りましょう。

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職務経歴書の書き方まとめ

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